ضرورت مشارکت کارکنان،هوای تنفسی برای موجود زنده

  نیروی انسانی به لحاظ برخورداری از قدرت اندیشه، خلاقیت و نوآوری بزرگترین دارایی هر سازمانی محسوب می شود، چرا که هرگونه بهبود و پیشرفت در  سیستمهای فنی و سازمانی توسط نیروی انسانی صورت می گیرد.
 توان فکری و اندیشه های کارکنان در سازمان به عنوان سرمایه نهفته و راکد می باشد هر سازمان و مدیریتی بتواند از این سرمایه های نهفته بیشترین استفاده را بکند به همان اندازه امکان رشد وتوسعه میسر خواهد شد. نیروی انسانی بر خلاف سایر منابع با مصرف کردن کاهش و یا مستهلک نمی شود هر  چقدر از اندیشه و فکر بیشتر استفاده نماید بهمان اندازه توانایی اش بهبود می یابد.
  از طرف دیگر مشارکت یکی از نیازهای فرا مرتبه انسانها به شمار می رود که ریشه در فطرت بشری دارد. افرادی که در امور و فعالیتهای سازمان شرکت   نمایند و از اندیشه و فکر پاک استفاده کنند علاوه بر پیشرفت سازمان در تعالی خویش نیز گام برداشته اند. برای بهبود بهره وری از مکانیزم های مختلف استفاده می کنند که یکی از مکانیزمهای مدیریتی، بهره گیری از تکنیک های مختلف مدیریت مشارکتی است.
مشارکت راهکاری است که به کارکنان اجازه داده می شود به جای اینکه همیشه مدیریت و رهبری شوند از توانایی های خود بهره گیرند، فکر کنند و قوه خلاقیت خود را به کار اندازند و در تصمیم گیریها مشارکت و دخالت داشته باشند. مشارکت یک فرآیندی است که طی آن کارکنان یک سازمان به طور داوطلبانه در امور و فعالیتهای مربوط به خود دخالت کنند بشرطی که توان و انگیزه مناسب برای دخالت مؤثر را داشته باشند.
مدیریتی مشارکتی عبارت است از عملیاتی که طی آن کارکنان یک سازمان را در روند تصمیم گیریها دخالت و شرکت می دهند تأکید این شیوه مدیریت بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان استوار است و می خواهد از اندیشه ها ، نظرات و ابتکارات آنها در حل مشکلات و مسائل سازمان استفاده کند. البته نظام مشارکتی با افزایش رضایت مندی، انگیزه کارکنان را نیز بهبود می بخشد.
 کارکنان با انگیزه، توانایی های بیشتری داشته و می توانند در سازمان خلاقیت و نوآوری را افزایش دهند. بزرگترین پشتوانه جهت اعمال مدیریت مشارکتی، تعهد، ایمان و اعتقاد مدیران سازمانها است. تا زمانی که مدیریت سازمان اعتقاد به مشارکت کارکنان نداشته باشد مدیریت مشارکتی تحقق پیدا  نخواهد کرد.
  مکانیزم های متفاوتی برای عملی کردن مدیریت مشارکتی وجود دارد که عمده ترین تکنیک برای مشارکت کارکنان ( استقرار نظام پیشنهادات در یک سازمان است.( آنکه بیشتر مشورت می کند کمتر اشتباه می کند
● نظام پیشنهادات ( Suggestions system)
نظام یا سیستم پیشنهادات ، تکنیکی است که می توان از فکر و اندیشه های کارکنان برای مسئله یابی، چاره جویی و حل مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست. بر اساس نظام پیشنهادات کلیه کارکنان از عالیترین رده سازمانی تا پایین ترین سطح آن می توانند پیشنهادات، ایده ها ، ابتکارات و نظرات خود را برای رفع نارسایی های موجود در روند کاری و یا بهبود روشهای انجام کار و یا افزایش کیفیت تولید ارائه دهند. البته نظام پیشنهادات فقط انتقاد نیست بلکه در آن راه چاره نیز ارائه می گردد.
فقط به بیان مشکلات پرداخته نمی شود بلکه راه حلهای رفع مشکلات نیز ارائه می شود از این طریق کارکنان می توانند به همه امور و فعالیتهای سازمان بپردازند و پیشنهادهای اصلاحی خود را بر اساس فرآیندی مشخص تدوین و ارائه نمایند. استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات در یک سازمان توجه و حساسیت کارکنان را به فرآیندهای کار بیشتر کرده و باعث مشارکت بیشتر کارکنان در سازمان می شود. و با افزایش مشارکت، خلاقیت و روحیه کارکنان، راهکارهای عملی برای حل مسائل و مشکلات سازمان پیدا می شود.
متأسفانه به دلایل مختلف نظام مشارکتی و پیشنهادات در کشور ما جایگاه خود را پیدا نکرده است. کارکنان در تصمیم گیریهای سازمان مشارکت داده نمی شوند و اگر در یک سازمانی مشارکت هم داده شوند از طرف کارکنان استقبال نمی شود.
شاید از مهمترین دلایل عدم استقبال کارکنان از سیستم پیشنهادات به دلیل بی توجهی به نظرات و پیشنهادات کارکنان بوده است. که نظرات و پیشنهاداتی را مطرح کرده اند ولی به آنها بهایی داده نشده است. و لذا برای کارکرد بهتر این نظام در سازمانهای ایران ابتدا باید کار فرهنگی صورت گیرد تا ذهنیتی که از ارائه پیشنهادات دارند تغییر یابد، به همین علت اگر این سیستم را در سازمان مستقر گردید انتظار نداشته باشید که از فردای آن روز پیشنهادات از جای جای سازمان سرازیر گردد بلکه برای معتبر سازی و ایجاد یک ذهنیت مثبت تلاش کنید و آن نیز با شعار امکان پذیر نمی باشد بلکه باید عملاً نظام پیشنهادات را تقویت کنید.
بررسی ها و تحقیقات نشان می دهد که در بین کشورهای دنیا ژاپنی ها ار این نظام بهتر و بیشتر استفاده کرده اند و قسمتی از رشد و پیشرفت خود را مرهون مدیریت مشارکتی می دانند به همین منظور اکثر موفقیت شرکتهای ژاپنی را نه به خلاقیت و نوآوری کارکنانش بلکه به نوع و شیوه مدیریت آنها نسبت می دهند. شیوه ای که در کل جهان به الگوی ژاپنی معروف شده است و یکی از عمده ترین برتری الگوی ژاپنی نسبت به سایر الگوها، به چگونگی تشویق و ترغیب، افزایش انگیزه، خلاقیت و نوآوری کارکنان بستگی دارد. به خاطر همین است که نظام پیشنهادات در کلیه شرکتهای ژاپنی مستقر می باشد. در جدول زیر به طور نمونه به چند شرکت اشاره می شود

 
در ژاپن میزان پیشنهادات هر سازمان به عنوان افتخارات سازمانی محسوب می شود هر مدیر که مسایل کشف شده بیشتری داشته باشد از شهرت بهتری برخوردار می شود و هر کارمندی که مسایل جدیدی کشف کند معززتر است و سرانه پیشنهادات میزان مشارکت، انگیزه، خلاقیت و نوآوری را در هر سازمانی مشخص می کند.

● اهداف نظام پیشنهادات:
استقرار سیستم پیشنهادات در هر سازمانی منافع خوبی برای همه دارد. کارکنان، مدیران، سهامداران، مشتریان، جامعه، دولت و … از جمله ذینفعان استقرار نظام پیشنهادات به شمار می روند. در سازمانهایی که نظام فوق را اجرا کرده اند دستاوردهای خوبی داشته اند که در زیر به چند نمونه آن اشاره می شود:
▪ اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه و خود جوش
▪ بهبود روحیه و انگیزه کارکنان
▪ افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار
▪ تقویت مسئولیت پذیری و تعلق سازمانی
▪ بهبود بهره وری، کیفیت و ارائه بهتر خدمات پس از فروش
▪ کاهش مقاومت در مقابل تغییر
▪ افزایش توانمندسازی مدیران و کارکنان
▪ افزایش پویای و انعطاف پذیری
▪ گردش بهتر اطلاعات و اطلاع رسانی
▪ افزایش درآمدها و کاهش هزینه ها
▪ افزایش میزان وقت، سرعت و صحت
در بعضی از شرکتها و سازمانها هدف از استقرار نظام پیشنهادات را افزایش درآمد و کاهش هزینه ها می دانند در حالی که هدف اصلی باید ایجاد انگیزه، رضایت شغلی و ایجاد زمینه های مناسب برای تعامل گروهی در محیط غیر رسمی باشد که به دنبال خود ممکن است افزایش درآمد و کاهش هزینه ها را هم داشته باشد. فرصتهایی که خلاقیت و نوآوری از طریق سیستم پیشنهادات ایجاد می کند باعث نشاط کارکنان در کار شده و روحیه کارکنان را بهبود می بخشد. رشد و پیشرفت هر شرکت و سازمانی را وجود نیروهای با انگیزه، خلاق و نوآور رقم می زنند. (به خلاقیت کاربردی به جای اطاعت کورکورانه پاداش دهید)
● چگونگی اجرای نظام پیشنهادات:
برای اجرا و عملی نمودن نظام پیشنهادات در هر سازمان و شرکتی یک روش واحدی وجود ندارد هر سازمانی بنا به موقعیت خود، نظام پیشنهادات متناسب با نیازهای خود را طراحی و اجرا می نماید، اقدامات و فعالیتهای لازم برای استقرار نظام پیشنهادات به شرح زیر می باشد:
الف) بستر سازی برای استقرار نظام پیشنهادات: برای اجرای خوب نظام پیشنهادات بستر سازی و آماده سازی مدیران و کارکنان امری ضروری است با توجه به اینکه نظام فوق بر اساس خواست و اراده کارکنان صورت می گیرد و یک وظیفه شغلی و کاری نبوده و به مشارکت داوطلبانه کارکنان بستگی دارد با ابلاغ آئین نامه، دستورالعمل و بخش نامه عملی نمی شود بلکه باید به طریقی کارکنان را تشویق و ترغیب نموده برای بسترسازی می توان مراحل زیر را در سازمان اجرا نمود:
– آگاهی و اطلاع رسانی مناسب به کارکنان و مدیران میانی و اجرایی
– برگزاری جلسات توجیهی در سطح مدیران
– برگزاری جسلات آموزشی در سطح مدیران و کارکنان
– تشویق و ترغیب کارکنان با بیان مزایا و منافع اجرای نظام فوق
– ایجاد ارتباط و اعتماد متقابل بین کارکنان و مدیران
– تدوین و ابلاغ آئین نامه اجرایی نظام برای کلیه واحدها و قسمتها
– محدود نکردن پیشنهادات در زمینه های خاص
– تدوین فرم مشخص و مکان معین برای ارائه پیشنهادات
ب) تعیین گروه (کمیته) یا شورای نظام پیشنهادات: برای اجرای نظام پیشنهادات باید کمیته یا شورایی برای پذیرش پیشنهاد در سازمان تعیین گردد. بهتر است انتخاب کمیته دموکراتیک باشد، یعنی نمایندگانی از کارکنان و مدیران در این کمیته حضور داشته باشند تا مسائل و نیازهای کارکنان، مدیران و سازمان در اجرای پیشنهادات لحاظ گردد. البته در سازمانهای مختلف این کمیته ممکن است به نامهای گروه، تیم یا شورای پذیرش پیشنهادات تشکیل شده باشد. ولی ترکیب اعضای کمیته یا گروه پذیرش می تواند به صورت ذیل باشد:
– مقام مجاز یا نماینده تام الاختیار وی
– دو نفر نماینده کارکنان (با رای گیری مستقیم)
– یک نفر نماینده مدیران (با رای گیری مستقیم)
– کارشناس متخصص به تناسب موضوع پیشنهاد شده
– دبیر کمیته یا گروه
در اولین جلسه کمیته باید رئیس و دبیر مشخص شوند تا وظایف تقسیم شده و پی گیری گردد
● وظایف کمیته نظام پیشنهادات:
– رسیدگی (درخواست اصلاح، تصویب، رد) به پیشنهادات رسیده
– تعیین مدت زمان اجرای آزمایش پیشنهاد ارائه شده
– ارجاع پیشنهادات رسیده به گروه کارشناسی و واحدهای اجرایی
– تصویب یا رد نهایی پیشنهادها پس از اجرای آزمایش
– سیاست گذاری، تعیین خط مشی، تصویب و اصلاح آئین نامه های مربوطه
– تعیین پاداش به پیشنهاد دهندگان، حق الزحمه کارشناس و همکاران اجرایی
– ارزیابی و انتخاب بهترین پیشنهاد در هر سال
– نظارات بر اجرای بهتر نظام پیشنهادات در سازمان
ج) روش ارائه پیشنهاد: برای ارائه پیشنهادات توسط همکاران بهتر است فرمی متناسب با نیاز هر سازمانی طراحی و در اختیار قسمتها و واحدها قرار دهد. یا فرمها را می تواند از دبیرخانه نظام پیشنهادات گرفته و پس از تکمیل پیشنهاد خود به دبیرخانه ارسال نماید. و دبیر نیز موظف است که اعلام وصول پیشنهاد را در اسرع وقت به پیشنهاد دهنده اعلام نماید. پس از وصول پیشنهاد دبیرخانه به بررسی پیشنهاد می پردازد در صورتی که پیشنهاد تکراری یا تنها به بیان مشکلات پرداخته و راه حل اجرایی ارائه نکرده باشد، طی نامه ای به پیشنهاد دهنده اطلاع دهد.
 در صورت غیر تکراری بودن برای بررسی بیشتر در کمیته پیشنهادات طرح نماید.
 د) روش بررسی پیشنهادات: کلیه پیشنهادات که قابل طرح در کمیته باشد در جلسه مطرح می گردد ممکن است پیشنهاد ارائه شده نیاز به بررسی و اظهار نظر کارشناس باشد که در این صورت پیشنهاد به گروه کارشناسی و واحدهای تخصصی ارجاع داده می شود که پس از دریافت نظر آنها دوباره در جلسه مطرح گردیده و در صورت تصویب یا عدم تصویب تشویق مادی و معنوی و علت عدم تصویب به پیشنهاد دهنده ابلاغ می گردد باید نتیجه بررسی پیشنهاد حتماً به پیشنهاد دهنده اعلام گردد تا پیشهاد دهندگان انگیزه برای ارائه پیشنهادات داشته باشند.
  ه) تعیین و پرداخت پاداش برای پیشنهاد دهندگان: در نظام پیشنهادات پاداش مالی و بازخورد سریع که هر دو از اهرم های انگیزش مهم هستند باید پیش بینی شده باشد اگرچه پاداش های مالی ممکن است رقم اندک باشد ولی بیشتر صورت نمادین دارد. در سازمانهایی که روابط فرد با سازمانش رابطه بده و   بستان است پرداخت پاداش مالی، خلاقیت، تفکر و روحیه مشارکت افراد را برای ارائه پیشنهادات بیشتر تقویت می نماید.
   البته هر سازمانی می تواند معیار و شاخصی برای تعیین و پرداخت پاداش مالی در نظر بگیرد به عنوان مثال می تواند درصدی از صرفه جویی هایی که در  اثر ارائه پیشنهاد حاصل شده به عنوان پاداش در نظر گرفته شود و با درصدی از درآمد اضافی که حاصل پیشنهاد باشد یا از طریق امتیاز بندی پیشنهادات درصدی را تعیین و پرداخت نماید البته بهتر است قسمتی از پاداش در صورت تصویب و قسمتی دیگر را پس از اجرا و عملی شدن پرداخت نماید تا پیشنهاد دهنده برای مشارکت فعال انگیزه مناسب داشته باشد.
   

– پیشنهادها
– موضوع پیشنهادها
   پیشنهادهایی که در نظام پیشنهادها پذیرفته می شوند بایستی دارای شرایط زیر باشند:
۱- افزایش کمیت وکیفیت خدمات و محصولات و بهره وری
۲- بهبود روشهای انجام کار و تسریع در امور
۳- بهبود شرایط ، محیط کار و ابزار و وسایل در جهت ارتقای بهره وری
۴- اجرای بیشتر عدالت در همه زمینه های کاری
۵- اجرای هرچه بیشتر سیاستها و برنامه ریزیهای افق رسانه در فعالیتهای معاونت
۶- صرفه جویی اقتصادی از طریق کاهش هزینه های دوباره کاریها و ضایعات
۷- ابداعات و تغییراتی که معاونت رادر تحقق اهداف سازمانی کمک کند.
۸- افزایش حسن شهرت معاونت
۹- ارائه راههای مطلوب برای استفاده از ظرفیتهای بالقوه
۱۰- اصلاح ساختار ، قوانین ، دستورالعملها ، بخش نامه ها و آئین نامه ها
۱۱- توسعه و بهینه سازی فناوری اطلاعات مورد استفاده در معاونت
۱۲- بهینه نمودن سیستم های تصمیم گیری ، نظارت و کنترل ، ارزیابی و …
۱۳- پیشنهاد برنامه های بهسازی و آموزش نیروی انسانی
۱۴- تعمیق و گسترش فرهنگ مشارکت در همه سطوح
۱۵- افزایش بازدهی منابع ( نیروی انسانی و تجهیزات و امکانات و …)
۱۶- افزایش رضایت شغلی ، رفاه وبهبودشرایط کار همکاران ، صمیمیت ، همدلی و انجام فعالیتهای گروهی بین ایشان

– شرایط ارائه پیشنهاد
۱- پیشنهاد دادن حق کلیه کارکنان و سایر کسانی است که به نحوی بامعاونت ارتباط دارند.
۲- پیشنهاد می تواند به صورت فردی یا گروهی باشد.
۳- صرفنظر از محل خدمت همکاران هر کسی در هر موضوعی می تواند پیشنهاد دهد.
۴- پیشنهاد می تواند تکمیل کننده پیشنهادها قبلی باشد
۵- پیشنهادها بایستی قابلیت اجرا داشته و آرمانی نباشد.
۶- پیشنهاد بایستی روشن و واضح بوده وگنگ ، مبهم و دو پهلو نباشد.
۷- پیشنهاد نباید جزء وظیفه سازمانی و شرح وظایف پیشنهاد دهنده باشد و بایستی از توقف و تعطیلی کارها به بهانه پیشنهاد جلوگیری شود.
۸- پیشنهاد نباید حاوی دعاوی شخصی افراد باشد.
● نتایج مورد انتظار از اجرای نظام پیشنهادات:
▪ افزایش کمیت و کیفیت کالا و خدمات تولید شده
▪ صرفه جویی و کاهش هزینه ها
▪ ارتقای بهره وری در سازمان
▪ بهبود روشهای انجام کار
▪ ابداع روشهای تازه و یا تولیدات تازه
▪ افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
▪ افزایش رضایت مندی کارکنان
به طور خلاصه می توان گفت استقرار نظام پیشنهادات در هر سازمانی مشارکت کارکنان را در تصمیم گیریهای سازمان بیشتر نموده و خلاقیت و نوآوری، انگیزه و روحیه رضایت مندی کارکنان را بهبود می بخشد و بهبود و بالندگی فرد و سازمان را تقویت می نماید.