روابط عمومی و جایگاه آن

مقدمه :
دنیای امروز دنیای ارتباطات است. در هر ثانیه میلیون‌ها واحد اطلاعاتی در سطح جهان رد و بدل می‌شود. از زمانی که تحولات زندگی بشر سرعت گرفت ، نیاز به اطلاعات و ارتباطات هر روز افزایش یافت و امروزه داشتن اطلاعات دقیق و به روز از نان شب هم برای مردم مهمتر است و هر که بیشتر بداند ، موفق تر است . (دانایی = توانایی)

در سازمان‌های دولتی داشتن اطلاعات موثق، دقیق و به موقع با توجه به هدف و ساختار، بزرگ ترین سرمایه یک سازمان است و حیات یک سازمان به داشتن یک ارتباط دو سویه درون و برون سازمانی و انجام تبلیغات و کسب اطلاعات به روز و مفید بستگی دارد و این جاست که لزوم وجود روابط عمومی واقعی در ایستگاه‌های روابط عمومی نمایان می شود.

برای داشتن روابط عمومی پویا ابتدا باید بدانیم که وظیفه روابط عمومی چیست و چه معیارهایی باید برجستگی کار روابط عمومی را نمایان کند ؟

علمای ارتباطات، وظایف و کارکردهای متعددی را برای روابط عمومی تعریف کرده اند که مهمترین آنها، ممکن است سه چیز باشد :

۱- اطلاع رسانی

۲- اقناع و ترغیب

۳- توسعه مشارکت

البته دو وظیفه فرعی نیز برای روابط عمومی بر شمرده اند که عبارتند از : تشریفات و تبلیغات که این دو ابزار کار روابط عمومی هستند نه وظیفه و هدف و ماهیت آن .

تشریفاتعبارت است از : تحویل ، تکریم ، استقبال ، همراهی ، اسکان و پذیرایی یک شخصیت یا مهمان دستگاه .

تبلیغاتعبارت است از : اطلاع رسانی یک سویه درباره یک موضوع یا هدف خاص و سه نوع است :

۱-آموزشی : مانند تبلیغ ایمنی برق و گاز در تلویزیون .

۲-مانوری یا اغوا کننده:یعنی اجبار به تفکر مخاطب درمورد آنچه ما می گوییم مانند تبلیغ اقدامات انجام شده با جزئیات ریز آن.

۳-رخ به رخ : یعنی آنچه انجام می‌دهیم . دیگران ببینند.  مانند آذین بندی و مراسم، تاکید این نکته ضروری است که تبلیغات ابزار روابط عمومی است نه ماهیت و هدف اصلی آن .

اما در بحث اهداف اصلی در دو مورد هدف : اول اطلاع رسانی : باید مسئول روابط عمومی همه اطلاعات درون و برون دستگاه را در اختیار داشته باشد و این اطلاعات پردازش و تحلیل شده و برای درون و برون سازمانی بویژه مدیر دستگاه به طور واقعی بیان شود. نظیر: نظر سنجی، افکار سنجی و …

در اقناع و ترغیب باید گفت که : اگر اطلاع رسانی واقعی باشد . اقناع و ترغیب به وجود می‌آید.

اقناع:یعنی : راضی شدن ، هم معنا و هم مفهوم شدن .

ترغیب:یعنی کشیدن دیگران به سمت خود، هم جهت کردن دیگران با خود که جمع اقناع و ترغیب مساوی است با تفاهم و همفکری و همکاری .

آخرین وظیفه روابط عمومی توسعه مشارکت است. یعنی ایجاد تبادل، تعادل و تعامل و همراه شدن دیگران با دستگاه .  به دنبال اطلاع رسانی حقیقی، اقناع، ترغیب و مشارکت به وجود می‌آید افراد درون و برون سازمان با هم همراه می شوند و چنین سازمانی ،موفق ،پیشرو ،پویا و سرافزاز خواهد بود و مطابق با اهداف تعیین شده در مسیر خدمت حرکت خواهدکرد.

برای روابط عمومی واژه‌ها و مصداق‌ها و تعابیر دیگری نیز به کار برده‌اند که برای جلوگیری از اتلاف وقت مختصری از آنها بیان می‌شود :

۱- روابط عمومی چشم و چراغ یک دستگاه است. روابط عمومی است که باید همه چیز را ببیند و همه چیز را نیز زیبا بنمایاند .

۲-روابط عمومی مغز متفکر و موتور محرکه و شریان حیاتی و دایمی دستگاه است .

۳-روابط عمومی هدف و چگونگی کلیه برنامه‌ها را ترسیم می‌کند .

۴-روابط عمومی مشاور امین مدیر و کلیه کارکنان دستگاه است. پس لازم است که مدیر و کارکنان وی اعتماد دشته باشند.

۵-روابط عمومی آیینه زیبایی‌هاست . یک اطاق شیشه‌ای است که از هر طرف آن همه چیز زیبا دیده می‌شود.

۶- روابط عمومی هنر و علم اجتماعی است که درون و برون دستگاه را به هم پیوند می‌دهد.

۷-روابط عمومی حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمی است که با آن سر و کار دارند .

از اینجاست که جایگاه ، نقش و اهمیت روابط عمومی مشخص می‌شود با توجه به این اهمیت است که جایگاه روابط عمومی در چارت سازمانی اکثر دستگاهها بعد از مدیر دستگاه قرار گرفته و روابط عمومی به کلیه واحدهای دیگر اشراف دارد. این اشراف نه از حیث قدرت بلکه از حیث ضرورت است.

بنابراین مشکل ترین تصمیمات مدیر ، انتخاب مسئول روابط عمومی است . مسئول روابط عمومی باید جامع جمیع صفات و تخصص های مورد نیاز باشد. با کمال تاسف در بعضی مواقع مشاهده می شود که ضعیف ترین کارکنان را در روابط عمومی به کار می گمارند و بدترین اتاق‌ها را به روابط عمومی اختصاص می‌دهند و کمترین پست سازمانی و امکانات به روابط عمومی تعلق می‌گیرد.چنین مسئول روابط عمومی چگونه می‌تواند هم وکیل دستگاه، مدیر و کارکنان باشد و هم مدعی العموم . چگونه این فرد می‌تواند هم بشناسد و هم بشناساند و بالاخره چگونه می‌تواند روند جاری اداره را تسهیل کند. قطعاً این موارد فعالیت روابط عمومی‌ها را تحت الشعاع قرار خواهد داد پس امیدواریم در هر شرایطی مدیران محترم این موضوع را مد نظر قرار داده و با تلاش در ارتقای جایگاه این بخش، شاهد دلگرمی و شکوفایی روابط عمومی باشیم.

ختم کلام گزیده ای از سخنرانی آقای دکتر علی اکبر فرهنگی دکترای ارتباطات و فوق دکترای ارتباطات انسانی پیرامون روابط عمومی و جایگاه آن :

«روابط عمومی در جایی می‌تواند مطرح باشد که مردم سالاری و پاسخگویی باشد و باید روح پاسخگویی درون یک جامعه شکل گیرد. یکی از ابزارهای مهم توسعه، روابط عمومی‌ها هستند، نقش مهم روابط عمومی در بهینه سازی تصمیم گیری‌های سازمانی است . روابط عمومی ابزاری در اختیار مدیریت است. مدیرانی که دارای روابط عمومی قوی هستند تصمیم گیری هایشان درست است و برعکس مدیرانی که روابط عمومی قوی ندارند اغلب دچار اشتباه می‌شوند.»